El pesado de las reuniones de trabajo podrías ser tú, y la IA no se cortará ni un pelo en avisarte

Josh Stir sabía que había estado hablando durante mucho tiempo en una reunión por videollamada reciente del trabajo. Pero no esperaba que un robot le llamara la atención.

Stir estaba presentando desde su oficina de Fort Wayne (Indiana) una nueva función de software que permitiría a sus colegas automatizar tareas tediosas, como copiar y pegar datos. Entonces apareció una notificación en su portátil diciéndole que había estado hablando sin parar durante 30 minutos sin dejar que nadie más dijera una palabra.

"Fue como un monólogo", dice Stir, de 46 años, que trabaja en una empresa de servicios fiscales como director de desarrollo de software. "Y yo estaba como, sí, para eso estoy aquí".

Trabajadores de todo el mundo están adoptando la inteligencia artificial para agilizar tareas que van desde la redacción de correos electrónicos al desarrollo de productos. Ahora las empresas han empezado a utilizar la IA para erradicar otra ineficiencia en el lugar de trabajo: las reuniones. En EEUU, algunos trabajadores utilizan herramientas que graban, analizan y resumen lo que se ha dicho, lo que les permite saltarse las reuniones por completo y revisar solo los puntos más importantes.

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La IA actúa también como una especie de profesor de modales virtual, recordando a los asistentes que compartan el micrófono y modulen su ritmo al hablar, y aconsejándoles cómo evitar los deslices verbales. En el caso de Stir, su robot le sugirió que subiera y bajara más el tono para sonar menos monótono, algo que, según él, no es la tarea más fácil, dado el material técnico que trata. "Es tecnología para software de impuestos de empresas", explica Stir. "Nadie me va a sacar a hombros de la sala".

Joseph Zalkin, de 65 años, trabajador jubilado de servicios médicos de emergencia en Raleigh, Carolina del Norte, opina que la idea de grabar y analizar las reuniones es "el Gran Hermano personificado", y extremadamente útil. Zalkin forma parte de varios comités relacionados con una fundación y una universidad local, y los días que tiene doble agenda, envía a un anotador de IA para que escuche en silencio, transcriba y recapitule lo que se ha dicho. Los informes de seguimiento llegan a su bandeja de entrada entre 20 minutos y dos horas después.

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Zalkin también encuentra muy entretenido que las herramientas también ofrezcan resúmenes puntillosos de conversaciones triviales que un anotador humano podría saltarse, como una discusión reciente sobre la apertura en las inmediaciones de un establecimiento de Buc-ee's, la gasolinera y tienda de conveniencia con seguidores de culto.

Los informes que Zalkin recibe de las reuniones a las que asiste también indican si llegó a tiempo y el número de veces que interrumpió a los asistentes. Durante una reciente reunión familiar sobre inversiones, la respuesta fue 14 veces, la mayoría para interrumpir a su hermano, dice Zalkin. "Estoy seguro de que era importante hacer que siguiera avanzando la cosa", afirma. Su hermano Andrew, de 69 años, afirma que no le importaba. "Parece que todos hablamos mucho", dice de la familia, y añade que él también es propenso a interrumpir.

Los anfitriones de reuniones virtuales suelen tener que hacer clic en "aceptar" para dejar entrar al asistente de IA y, con la mayoría de las herramientas, mostrarán una notificación a los participantes indicando que la reunión se está grabando. Aun así, algunos usuarios dicen que han abandonado esta tecnología al encontrarla demasiado espeluznante. "Es como tener una conversación con alguien en una cafetería, mirar por la ventana y lo único que ves son unos ojos que te miran", se estremece Zack Schwartz, de 33 años, fundador de una empresa de diseño con sede en Chicago, que se desconectó después de experimentar con la IA en reuniones esta primavera.

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Las herramientas plantean cuestiones sociales delicadas, como la etiqueta que debe seguirse al enviar asistentes de IA a las reuniones sin asistir personalmente. "Hay una extraña dinámica de poder", dice Jessica Malnik, una comercial de unos 30 años. Últimamente, cuando asiste a seminarios web en su campo, ha notado que aparecen muchos más tomadores de notas de IA. Cada uno de ellos ocupa un recuadro oscuro y sin rostro en la llamada, lo que, según ella, puede crear una sensación extraña en una sala virtual. Y aunque los usuarios de estas herramientas suelen ponerles nombres acordes — "El anotador de Fulano de Tal", por ejemplo—, a veces les dan nombres más humanos que camuflan su presencia, señala.

En un acto reciente, vio a un participante llegar justo a tiempo y quedarse sin decir palabra, mientras los demás charlaban y saludaban. Recuerda que pensó: "Está claro que es un bot". Las herramientas se han extendido lo suficiente como para que algunos trabajadores digan que se presentan regularmente a las reuniones para encontrar que los únicos presentes son los tomadores de notas de IA programados para iniciar sesión tan pronto como comiencen las sesiones, con todos sus acompañantes humanos corriendo detrás.

"Esto es muy distópico", opina Colin Dougherty, de 28 años, director de marketing de la empresa tecnológica Zenlytic, que recientemente se encontró en una de estas situaciones. "Me quedé allí incómodo, esperando". Las reuniones virtuales ya están sujetas a tantas distracciones —el teléfono sonando, el perro ladrando— que la IA amenaza con convertirse en una más, afirma Joseph Allen, que dirige el Center for Meeting Effectiveness de la Universidad de Utah. Si las reuniones se graban constantemente, podría mermar la capacidad de aportar ideas libremente.

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Brian Klochkoff, vicepresidente ejecutivo de la agencia de publicidad Dentsu afirma que las herramientas de reuniones basadas en IA son vitales para su trabajo. Utiliza Microsoft Teams, que ofrece subtítulos en tiempo real en distintos idiomas durante las reuniones virtuales. Klochkoff lo utiliza para comunicarse con sus colegas en Japón, eliminando la necesidad de un traductor.

La herramienta también ha empezado a incorporar recientemente funciones de inteligencia artificial que permiten a los asistentes a reuniones que llegan tarde solicitar resúmenes de lo que ha ocurrido hasta el momento y analizar el estado de ánimo de los distintos participantes.

Durante una entrevista reciente con Klochkoff, la IA calificó con precisión a este periodista del Wall Street Journal como "curioso e interesado", aunque una solicitud de resumen a mitad de la reunión arrojó imprecisiones, como que la reunión ya había concluido. Microsoft afirmó que estaba adoptando un "enfoque de aprendizaje", probando la herramienta con los clientes y utilizando esa información para mejorar sus modelos.

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Todo esto está aún en proceso, afirma Matt Dworkin, director de éxito de clientes de una empresa de comprobación de antecedentes de San Petersburgo, Florida. Tras utilizar recientemente la IA para analizar su estilo al hablar, se sorprendió al ver con qué frecuencia salpicaba las llamadas con la palabra "absolutamente", que utilizó ocho veces en una reunión de media hora. Es un tic verbal que intentó eliminar durante años, pero sin éxito.

Dworkin elaboró una lista de sustitutos que podía utilizar con los clientes y que, gracias a la supervisión de la IA, ha podido cumplir en la mayoría de los casos. "Intento mezclar diferentes afirmaciones, como 'Por supuesto', 'Sí, podemos hacerlo' o '100%'", dice. "No quiero sonar demasiado robótico".

*Contenido con licencia de The Wall Street Journal