Control de gasto y eficiencia, los nuevos pilares de los viajes corporativos

El mundo de los viajes corporativos se encuentra en constante cambio. La digitalización, la personalización, la apuesta por la sostenibilidad, la seguridad y el control del gasto son algunos de los retos a los que se enfrentan las agencias de viajes, que deben reforzar su función de consultoría para gestionar los viajes corporativos de empresas cada vez más exigentes.

Para abordar estas cuestiones, El Confidencial y Viajes El Corte Inglés organizaron un encuentro en el que participaron Nancy Sanz, directora de la división MICE de Viajes El Corte Inglés; Carmen Rodríguez, gerente de la unidad de gestión de Viajes Corporativos de Telefónica; Juan José Legarreta, director de la división de Empresas de Viajes El Corte Inglés; Cristina Suárez de Lezo, gerente de Viajes y Eventos de Repsol; Carlos Carrascosa, director de la división de Eventos Deportivos de Viajes El Corte Inglés; Miguel Ángel Gómez, director de Congresos Científico-Médicos de Viajes El Corte Inglés, y Fernando Tomás, director de Comunicación de Viajes El Corte Inglés.

El turismo de negocios goza de buena salud. De acuerdo con la GBTA (Global Business Travel Association), se prevé que para 2022 las empresas invertirán 1,7 billones de dólares en enviar a sus empleados por todo el mundo. En España, mueve alrededor de 20.000 millones de euros al año, según datos de la Asociación Ibérica de Gestores de Viajes de Negocios (IBTA). Y la previsión es que aumente. Otros estudios e informes sobre los viajes corporativos indican una previsión de crecimiento en España de un 7%, la mejor de todos los países europeos, según manifestó Fernando Tomás, director de Comunicación de Viajes El Corte Inglés.

El segmento de los viajes de empresa fue el primero en recuperarse tras la crisis que azotó el sector entre 2010 y 2011, y empresas como Viajes El Corte Inglés —que encabeza el podio de los viajes corporativos y que acaba de ganar por cuarto año consecutivo el premio como mejor agencia de 'business travel'— fueron las primeras en notar un aumento en su volumen de ventas. En el último ejercicio, la empresa, que cuenta con 16.000 clientes corporativos en toda España, facturó 2.700 millones de euros. De ellos, 1.300 millones corresponden al área corporativa, según desveló Juan José Legarreta, director de la división de Empresas de la compañía. “La clave del éxito está basada en tres palancas fundamentales: prestación de servicios, consultoría a alto nivel y tecnología”.

En muchos casos, los servicios estándar ya no son suficientes. Ofrecer nuevas alternativas a los clientes es una tendencia en alza. Las empresas demandan que esa prestación de servicios sea cada vez más personalizada para cubrir necesidades muy concretas. Carmen Rodríguez, desde Telefónica, considera esta flexibilidad indispensable en un mundo cambiante como el actual, donde el reto de las agencias es saber adaptarse a la misma velocidad. Desde empresas como Telefónica, insisten también en la necesidad de segmentar los servicios en función de la naturaleza de la propia empresa y señalan la simplificación de los procesos como otro reto importante al que debe enfrentarse el sector.

La influencia del control del gasto

En el contexto actual, con las amenazas de guerras comerciales, la inestabilidad financiera y el Brexit, las empresas ponen el foco en el control del gasto y la eficiencia a la hora de organizar sus viajes corporativos. “Nuestra labor es decirles qué pueden llevar a cabo para ahorrar costes”, recordó Legarreta.

Empresas como Repsol conciencian a sus trabajadores de la necesidad de analizar bien el viaje y hacerlo únicamente en el caso de que no pueda ser sustituido por ningún tipo de elemento, como una videoconferencia. “Los viajes tienen un coste para las empresas, y las personas que en Repsol nos ocupamos de su gestión tenemos como objetivo que se haga de la forma más segura y más eficiente para el empleado y, por supuesto, con el menor coste posible ”, confesó Cristina Suárez de Lezo en referencia a su empresa.

El turismo de negocios mueve alrededor de 20.000 millones de euros al año en España

Para una gestión eficaz de este tipo de viajes, es muy importante procesar los datos. En este sentido, desde Viajes El Corte Inglés, explicaron que cuentan con una solución 'business intelligence', que no solo informa detalladamente de los gastos de las empresas sino que les facilita la toma de decisiones, ya que da la opción de “conformar distintos escenarios”, según Legarreta. “Estamos creando un 'hub', una base de datos numérica. Estamos trabajando para que a los clientes les llegue la información más fiable posible”, apostilló.

Esta nueva realidad se nota especialmente en segmentos como el de los congresos científico-médicos. "Es importante que el uso de la tecnología se haga con sentido común y para mejorar la experiencia del usuario", afirmó Miguel Ángel Gómez, quien advirtió de que, "antes, estabas un año preparando un congreso que era un éxito y esa información se perdía una vez terminaba". Ahora, las nuevas tecnologías "nos permiten medir los datos, la satisfacción de los asistentes y del cliente, y preparar con conocimiento los próximos eventos", afirmó.

Los viajes de incentivo, que nacen como una gratificación para motivar y premiar a los trabajadores de una empresa o a sus clientes, también "son una parte interesante, apasionante y muy rentable que ha cambiado rotundamente en los últimos años. Hemos pasado de hacer viajes de incentivo donde la gente iba de mero espectador a ser parte integrante del viaje", explicó Nancy Sanz, desde la división MICE de Viajes El Corte Inglés. Además, en muchos casos, han dejado de buscarse destinos y se ha apostado por otros que permitan realizar actividades relacionadas con el campo de actividad de la empresa que los promueve.

Los expertos apuntan que el segmento MICE —que incluye reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones— es un sector en auge. En empresas como Viajes El Corte Inglés, supone actualmente el 10% de la facturación total. “Es una parte pequeña, creemos que tenemos aún un largo recorrido por delante”, aseguró Sanz.

Respecto a lo que se conoce como turismo 'bleisure', un concepto que resulta de la fusión entre los términos ingleses ‘business’ y ‘leisure’ y que se basa en fijar los viajes corporativos en jueves y viernes para que los empleados aprovechen esos desplazamientos para hacer planes de ocio los fines de semana, no hay unanimidad de criterio. Esta tendencia suma muchos adeptos, sobre todo entre 'millennials' o miembros de la generación Z, pero grandes corporaciones como Repsol —con muchos empleados viajando a la vez— no son muy partidarias, por un tema de seguridad. “Es algo que complica mucho a la compañía”, reveló Suárez de Lezo.

El control del gasto por parte de las empresas a la hora de organizar sus viajes corporativos puede afectar a la previsión de negocio del sector. Cada vez se hacen menos viajes, pero, a su vez, estos tienen que ser más sostenibles, algo que inevitablemente eleva su coste.

La sostenibilidad es una tendencia que se ha implantado incluso en los eventos de las grandes compañías. También en los deportivos. Carlos Carrascosa incidió en cómo la división que dirige intenta siempre que la huella de carbono que producen dichos eventos sea “la mínima posible”.