Cuatrecasas y Ontier: revisar los procesos para sacar el máximo partido a la tecnología

En muchas ocasiones, los despachos de abogados equiparan (equivocadamente) transformación digital con tecnología. Sin embargo, una fuerte inversión en tecnología puede conducir a la frustración si esta no se acompaña, entre otras cuestiones, de una profunda revisión de los procesos internos y/o externos para poder exprimir todo su potencial. Un ejemplo sencillo de comprender: de nada servirá una herramienta de gestión de expedientes si, en paralelo, no se normaliza un procedimiento de introducción de datos que alimente el 'software'.

Los procesos son uno de los siete indicadores analizados en el informe 'Radiografía de la transformación digital en los despachos', publicado por El Confidencial y AlterWork (y que puede descargarse pinchando aquí). En este parámetro, que evalúa la digitalización, la gestión del conocimiento, la automatización y el uso de metodologías ágiles, los bufetes obtienen de forma promedia un 5,2. Un aprobado por los pelos que indica que aún hay un importante margen de mejora.

En este sentido, es llamativo que uno de cada cuatro despachos admite que no ha llevado a cabo la mejora de ningún proceso (muy vinculado con la automatización de los mismos) en los últimos tres años y el 41% solo ha revisado entre uno y tres. Del tercio de los encuestados restantes, el 17% mejoró entre tres y cinco; el 12% entre cinco y 10, y el 6% más de 10.

Por tamaño, en este apartado destacan las firmas de entre 50 y 100 abogados y aquellas que cuentan con más de un centenar de letrados. En ambas franjas del mercado, más de la mitad de las organizaciones están aplicando mejoras en más de tres procesos. Un tercio de las más pequeñas (de uno a cinco abogados), en cambio, no está llevando a cabo ninguna revisión.

Mejores resultados obtiene el sector legal en lo que respecta a la digitalización de documentos. En este sentido, un tercio de los encuestados asegura que ya aplica esta técnica a toda su documentación, mientras que una de cada cinco firmas lo hace sobre entre el 25% y el 50%. El último cuarto de los bufetes no digitaliza nada o apenas el 25% de sus documentos.

En este apartado, es llamativo que no se aprecian importantes diferencias según el tamaño del despacho, habiendo una proporción considerable de firmas con hasta cinco abogados que ya tienen toda su documentación digitalizada (el 31,4%).

Finalmente, en relación con la aplicación de metodologías ágiles de trabajo, el informe indica que uno de cada tres despachos desconocen estas técnicas y dos de cada 10 no las ha utilizado jamás. Quienes manifiestan usarlas "a menudo" son cerca del 20%.

En este indicador, el tamaño de despacho afecta significativamente a las respuestas. El 60% de las grandes firmas señala que utiliza metodologías ágiles a menudo o entre dos y tres veces en los últimos tres años. En los despachos de uno a cinco abogados, casi la mitad responde que no sabe lo que son estas técnicas.

Los ejemplos de Cuatrecasas y Ontier

Una de las experiencias más destacadas en el sector legal en España en relación con la revisión y mejora de procesos es la que está llevando a cabo Cuatrecasas. Su CIO, Francesc Muñoz, explica en el informe 'Radiografía de la transformación digital en los despachos' que unos de los vectores de la firma para impactar en la transformación digital son los "los procesos de negocio" y "la innovación y la tecnología que soporta dichos procesos".

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La modificación de procesos se inició hace ya tiempo, detalla Muñoz, con la automatización de los procedimientos de soporte a través de sistemas de gestión de la contabilidad y las finanzas, así como procesos de gestión presupuestaria, de imputación de horas a clientes, de facturación de asuntos o en materia de recursos humanos. En la actualidad, asimismo, Cuatrecasas aplica una política de 'papel cero' "para todo tipo de solicitudes", ya sea la asistencia a una formación externa o una liquidación de gastos. A este respecto, desvela que en la organización cuentan con una plataforma integrada para el uso de taxis, de manera que no se genera un tique de gastos y el precio del taxi se imputa de forma automática al centro de coste correspondiente.

El paso siguiente, avanza Muñoz, es la utilización de tecnologías como la inteligencia artificial, el RPA ('Robotic Process Automation'), el 'big data' o la automatización de documentos para abrir un nuevo campo de digitalización de procesos. "Como, por ejemplo, la capacidad de anonimizar los datos personales que contienen los documentos en nuestros sistemas de gestión documental y de conocimiento", indica; "asimismo, estamos llevando a cabo una prueba de concepto para la extracción de entidades de vídeos y para ser capaces de capturar el conocimiento intrínseco existente en dichos vídeos".

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En el caso de Ontier, Carlos de la Pedraja, su director global corporativo, subraya la importancia de que la dirección de la organización se implique en la definición de qué procesos internos y externos son los que deben ser rediseñados, así como en configurar un equipo de profesionales, distinto al de los abogados que prestan el servicio jurídico, que asuma esta función. En esa línea trabajan en la firma. En su opinión, asimismo, los despachos deben aprender a explotar los datos con los que cuentan, estructurando su registro y encauzando su análisis. "Ello nos da una inteligencia de negocio absolutamente única", explica.